راهکارهایی برای افزایش کارآیی در کسب و کار – قسمت اول

خیلی از ما اهدافی را برنامه ریزی کردیم، اما این برنامه‌ها به سرانجام نرسیدند. سوال این است که چطور می‌توانیم فعالیت‌ها و تفکرات منفی را که مانع از رشد ما در حرفه‌مان می‌شود، به حداقل برسانیم و آن‌ها را با رویدادهای مثبت جایگزین کنیم.

برای شروع کار، نیاز به بررسی فعالیت‌ها به صورت روزانه و هفتگی داریم. ما در بهترین حالت معمولا یک ارزیابی یک ساله از فعالیت‌ها و اقدامات‌مان انجام می‌دهیم. اما برای اینکه بتوانیم ضعف‌هامان را به حداقل برسانیم و به جای آن توانمندی‌هامان را به صورت چشمگیری افزایش دهیم، نیاز به مرور منظم معیارها و نقاط مثبت و تقویت آن‌ها داریم.

این موضوع بویژه برای کسب و کار نوین که خلاقیت یکی از الزامات آن است، بسیار ضروری است.

اولویت‌بندی برنامه‌ها

در گام اول، یک برنامه روزانه بنویسید و خودتان را ملزم به رعایت آن کنید. به زبان ساده، حتما ۴-۵ کار بسیار مهم را که روی اعصاب شما هستند، یاددشت کنید. این باعث می شود روی آن‌ها تمرکز کنید و تا انتها رهایشان نکنید.

«چند مسئولیتی» را رها کنید

چند سال پیش، چند مسئولیتی بودن ارزش محسوب می‌شد. عنوان انگشت طلا به کسی اطلاق می‌شد که چندین مهارت را به صورت هم زمان داشت. مثلا خیلی مهم بود که شما هم زمان هم تلفن پاسخ دهید، هم ای میل‌ها را چک کنید و هم زمان دو پروژه را به صورت هم زمان پیش ببرید. اما واقعیت این است که در این شیوه، کیفیت کار به شدت افت می‌کند.

چند فعالیتی، آی کیو، ای کیو و توانایی شما را کاهش می‌دهد و از طرف دیگر استرس شما را به شدت بالا می‌برد. همین استرس زمینه است که نتیجه کار اصلا مطلوب نباشد. ضمن اینکه ضریب اشتباهات شما هم بیش از حد افزایش می‌یابد. پس به جای چند مسئولیتی سعی کنید در یک کار بهترین باشید.

حواس پرت نباشید

آیا می‌دانستید «تمرکز» مهمترین ویژگی آدم‌های خلاق و توانمند است؟ مغز اگرچه می‌تواند مثل سیم‌های مختلف هر جا ورود کند، اما واقعیت این است که تمرکز بهترین جواب را برای ما به ارمغان می‌آورد. تمرین کنید که با تمرکز بر یک کار، آن کار را در کمترین زمان و بهترین حالت به پایان برسانید؛ قبل از اینکه بخواهید کار بعدی را شروع کنید.

وقفه‌ها را مدیریت کنید

همه ما وقتی مشغول کاری هستیم، مسائلی باعث وقفه بر تمرکز روی کار می‌شود و سرعت کار ما را می‌گیرد. بسیار آسان است که ما وقفه‌های مختلف در طول روز را کاهش دهیم. این وقفه‌ها در ارتباط ما با همکاران، خانواده، رئیس یا… ایجاد شوند. یکی از فوت و فن‌ها برای کاهش این وقفه‌ها این است که کنار خودتان یک دفتر یادداشت بگذارید. بالای هر صفحه اسم یک فردی را بنویسید که معمولا با او در طول روز کار دارید و بیشترین وقفه را در روز برای شما ایجاد می‌کند. بعد در این لیست همه کارهایی که با آن افراد دارید، بنویسید. هر وقت قرار شد برای موضوعی همدیگر را ببینید، در یادداشت خود همه کارها با فرد مورد نظر را ببینید و درباره آن‌ها با او صحبت کنید. این جوری مجبور نیستید دائم کارتان را رها کنید و برای پرسش مسائلی که به ذهنتان می‌رسد وقت مجدد بگذارید.

تمام کننده فوق‌العاده‌ای باشید

خیلی از ما یک ایده یا برنامه‌ای را پر از انرژی و با تمام توان شروع می کنیم اما معمولا آن را به پایان نمی‌رسانیم یا خیلی ضعیف به انتها می رسانیم. کافی است همین الان در ذهن خودتان یک بررسی کنید تا متوجه شوید چند برنامه یا هدف را نیمه تمام رها کرده‌اید. می‌دانید این ناتمام رها کردن کارها چقدر انرژی، وقت و هزینه از شما هدر می‌دهد؟ یک لیست آماده کنید و کارهایی که به سرانجام رساندید و دستاوردهای حاصل از آن را یادداشت کنید و ببینید به سرانجام رساندن یک کار، چقدر مفید است و دستاورد برای شما داشته است.