تحویل زمان بندی شده: چگونه به مشتریان اجازه دهید تا تاریخ و زمان تحویل سفارش خود را انتخاب کنند
تحویل زمان بندی شده دقیقاً همان چیزی است که به نظر می‌رسد: بهترین حدس برای زمان رسیدن سفارش مشتری. به هر حال این روزها قوانین تعامل برای وفاداری مشتری و سهم بیشتر بازار تغییر کرده است و کسب‌و‌کارهای مختلف نه تنها باید به پیشنهادات محصول خود نگاه کنند؛ بلکه باید به گزینه‌های تحویل خود هم، توجه داشته باشند. مشتریان خواستار راحتی در تجربه خرید خود هستند و بسیاری از آن‌ها حاضر نیستند روزها برای دریافت سفارشات خود صبر کنند.
در نتیجه، کسب‌وکارهایی که به دنبال تسلط بیشتر بر خدمات مشتری هستند، باید گزینه‌های مختلف تحویل را به خریداران ارائه دهند. تحویل برنامه ریزی شده یا تحویل زمان بندی شده یکی از این گزینه‌ها است.
این مقاله همه چیزهایی را که باید درباره این موضوع بدانید، پوشش می‌دهد. از جمله چگونه یک سرویس تحویل برنامه ریزی شده با سایر گزینه‌های حمل و نقل متفاوت است، چالش‌های پیش روی خدمات تحویل برنامه ریزی شده، بهترین شیوه‌ها برای تحویل زمان بندی شده، استفاده از فناوری برای تجربه بهتر مشتری، کارآمد و مقرون به صرفه و…
تحویل زمان بندی شده چیست؟
تحویل زمان بندی شده یا برنامه ریزی شده روشی از حمل و نقل است که تاریخ تحویل را بر اساس یک پنجره زمانی ثابت که برای فرستنده، حامل یا گیرنده مناسب است، برنامه‌ریزی می‌کند و این تاریخ تحویل ممکن است توسط فرستنده یا حامل تعیین و توسط گیرنده کالا از بین یک یا چند گزینه تحویل، انتخاب شود.
تحویل برنامه ریزی شده، تجربه تحویل مشتری را تا حد زیادی بهبود بخشیده است و مشتریان دیگر مجبور نیستند تمام روز را برای رسیدن سفارش صرف کنند. زیرا یک پنجره تحویل دقیق‌تری دریافت می‌کنند که به آن‌ها امکان می‌دهد روز خود را حول سایر فعالیت‌های روزانه خود سازماندهی کنند.
تحویل برنامه ریزی شده چگونه کار می‌کند؟
در برخی موارد، فرستنده ممکن است به شرکت حامل دستور دهد که در یک تاریخ خاص تحویل دهد، یا اولین تاریخ تحویل موجود را از بین طیف وسیعی از تاریخ‌های موجود انتخاب کند. در مواقع دیگر، شرکت حامل ممکن است زمان تحویل را بر اساس سیاست‌های داخلی و برنامه‌ریزی بهینه‌سازی مسیر تعیین کند. از طرف دیگر، در صورتی که فرستنده یا حامل به مشتری حق انتخاب دهند، زمان و تاریخ تحویل می‌تواند توسط مشتری در هنگام تسویه حساب تنظیم شود.
در واقع در تحویل زمان بندی شده مشتری یک تخمین تحویل دریافت می‌کند که نشان می‌دهد چه زمانی می‌تواند انتظار دریافت سفارش را داشته باشد.
در اپلیکیشن الوپیک این امکان قرار داده شده است که شما بتوانید درخواست زمان‌بندی‌شده ارسال کنید! به این صورت که یک تاریخ مشخص را انتخاب می‌کنید تا درخواست شما در آن تاریخ و ساعت ارسال شود و اپلیکیشن به جستجوی پیک بپردازد. ارسال زمان‌بندی‌شده یکی از امکانات پرطرفدار اپلیکیشن الوپیک است.
تاریخ تحویل تخمینی در مقابل تاریخ تحویل واقعی
تاریخی که مشتری قرار است تحویل را دریافت کند در اطلاعات ردیابی به عنوان «تاریخ تخمینی تحویل» تعریف میشود و روزی که مشتری واقعاً آن را دریافت می‌کند، «تاریخ تحویل» واقعی است.
تاریخ تخمینی تحویل را می‌توان با توجه به موقعیت مانند شرایط اضطراری آب و هوا تغییر داد. در این حالت، محموله به عنوان «تحویل در انتظار» طبقه‌بندی میشود و مشتری ممکن است پیامی را دریافت کند که در انتظار تحویل است و او را از زمان تحویل بعدی مطلع می‌کند. این امکان تنظیم برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر را در صورت وقوع یک رویداد غیرمنتظره فراهم می‌کند.
چرا تحویل زمان بندی شده هنوز محبوب است؟
تحویل برنامه ریزی شده یا تحویل زمان بندی شده یک گزینه حمل و نقل محبوب است زیرا معمولاً امکان تحویل در یک بازه زمانی را فراهم می کند که متناسب با نیازهای همه طرف‌های درگیر از جمله فرستنده، حامل و مشتری است و معمولاً نسبت به تحویل در همان روز، هزینه بسیار کمتری دارد.
تحویل برنامه ریزی شده در مقابل ارسال در برابر درخواست
در حالی که تحویل برنامه ریزی شده شامل یک بازه زمانی تحویل است که زمان بندی شده و نشان‌دهنده سازش بین نیازهای همه طرف‌های درگیر است، تحویل ئر برابر تقاضا یا ON-Demand، تحویل کوتاه مدتی است که در عرض چند ساعت یا حتی چند دقیقه پس از سفارش انجام میشود.
تحویل در صورت تقاضا برای تحویل محلی یا فروشگاه‌های خرده فروشی معمول است و تحویل‌های برنامه ریزی شده هم اغلب از انبارهای متعلق به خرده فروشان یا ارائه دهندگان ۳pl انجام میشود.
بهترین گزینه؟ هر دو را ارائه دهید. تحویل در صورت تقاضا و برنامه ریزی شده دو هدف متفاوت را دنبال می‌کنند: یکی سریع؛ اما معمولاً گران‌تر است، در حالی که دیگری معمولاً رایگان یا کم‌هزینه اما کندتر است.
بهترین شرکت‌ها هر دو گزینه را ارائه و به مشتریان امکان انتخاب بیشتری نسبت به انجام سفارش خود می‌دهند. به عنوان مثال، ممکن است یک مشتری در همان روز یک کالا را بخواهد، حتی اگر هزینه تحویل بالاتر باشد.
تحویل برنامه ریزی شده در مقابل ارسال بر اساس اشتراک (SUBSCRIPTION DELIVERIES)
تحویل بر اساس اشتراک جایگزینی برای تحویل برنامه ریزی شده و ارسال پس از تقاضا است. در تحویل بر اساس اشتراک، تاریخ‌های تحویل طبق یک برنامه منظم مثلا هر ماه یا هر ۱۰ روز، مشخص میشود.
یکی از مزایای تحویل بر اساس اشتراک این است که به مشتریان امکان می‌دهد به جای سفارش دوره‌ای برای یک کالا، محموله‌های آینده را به صورت مکرر پیش سفارش دهند. با این حال، تحویل اشتراکی انعطاف‌پذیری کمتری نسبت به تحویل برنامه ریزی شده یا تحویل بر اساس تقاضا دارد و این به معنای ارائه فرصت‌های کمتری برای گزینه‌های تحویل راحت به مشتریان در مقایسه با تحویل برنامه ریزی شده یا بر اساس تقاضا است.
چه زمانی به جای تحویل برنامه ریزی شده از تحویل پس از تقاضا یا ارسال بر اساس اشتراک استفاده کنید؟
هر روش حمل و نقل دارای مزایا و معایب مختلفی است:
تحویل برنامه ریزی شده یا زمان بندی شده، زمانی مفید است که می‌خواهید به مشتریان خود تحویل کارآمد و مقرون به‌صرفه ارائه دهید و آن‌ها لزوماً به تحویل در روز بعد یا همان روز نیاز ندارند.
اگر مشتریان شما تقاضای تحویل سریع داشته باشند و هم شما و هم آن‌ها بتوانید هزینه‌های اضافی را بپردازید؛ ارسال در صورت تقاضا مفید است و اگر مشتریان شما به اقلام خاصی در یک برنامه منظم دوره‌ای نیاز دارند؛ تحویل بر اساس اشتراک کارایی بیشتری دارد.
این روش‌ها لزوماً متقابل نیستند. شما می‌توانید بر حسب موقعیت گزینه‌های مختلفی را برای محصولات، مشتریان یا سناریوهای مختلف ارائه دهید.
چرا باید به مشتریان خود گزینه تحویل برنامه ریزی شده ارائه دهید؟
اگرچه تحویل زمان بندی شده نیاز به برنامه ریزی و تدارکات پیشرفته دارد؛ اما دلایل متعددی وجود دارد که چرا باید از این روش تحویل استفاده کنید.
بهبود تجربه مشتری
صرف نظر از اینکه مشتریان در نهایت کدام گزینه تحویل را انتخاب می‌کنند، اجازه دادن به آن‌ها برای برنامه‌ریزی زمان رسیدن سفارش به این معنی است که مجبور نیستند یک روز کامل را منتظر رسیدن سفارش خود بمانند.
زمانی که قرار است راننده شما به درب منزل برسد، آن‌ها پنجره تحویل را در ذهن خواهند داشت و در نتیجه هنگام سفارش آنلاین یک کالا، استرس کمتری را تجربه می کنند و نگران نیستند که تحویل را از دست بدهند.
پیش‌بینی تقاضای موجودی
بدون تحویل برنامه ریزی شده، پیش بینی تقاضای محصول دشوار است و این یعنی حفظ سطوح موجودی مناسب ممکن است دچار مشکل شود، به خصوص زمانی که تقاضا بیش از ظرفیت شما باشد؛ اما وقتی تحویل زمان بندی شده را پیشنهاد می‌کنید و تاریخ دقیق هر تحویل را می‌دانید، هماهنگ کردن موجودی با تقاضای تحویل آسان‌تر است.
بر اساس این اطلاعات، می‌توانید ببینید که آیا محصولات موجود هستند یا خیر و آیا نیاز به تامین مجدد قبل از هر تاریخ تحویل دارید یا نه.
پیش‌بینی برنامه‌های تحویل
از آنجایی که مشتریان بازه‌های زمانی خاصی را انتخاب می کنند، شما درک بهتری از آنچه باید برای هر تاریخ داشته باشید خواهید داشت و این به شما امکان می‌دهد تا تعداد سفارش‌هایی را که باید برای آن روز انجام دهید، پیش‌بینی کنید.
کاهش هزینه‌های عملیاتی
از آنجایی که شما از تاریخ و زمان دقیقی که باید سفارشات را انجام دهید، اطلاع دارید؛ می‌توانید هزینه‌های عملیاتی را با بهینه‌سازی مسیر تحویل، کاهش دهید. با انجام این کار، رانندگان شما می‌دانند که برای رسیدن به مشتریان چه مسیرهایی را طی کنند و در نتیجه زمان و سوخت کمتری را برای یافتن مشتری و تحویل سفارش، صرف می‌کنند.
در ارسال برنامه ریزی شده، شما سفارش بازگشتی کمتری خواهید داشت و پول کمتری را هم برای رسیدگی به آن‌ها از طریق لجستیک معکوس خرج خواهید کرد.
کارایی تحویل برنامه ریزی شده هم به صورت داخلی و هم برون‌سپاری
تحویل برنامه ریزی شده چه به صورت داخلی و درون سازمانی انجام و چه به یک شرکت ارائه دهنئه خدمات طرف سوم لجستیکی سپرده شود، موثر است.
اگر ناوگان داخلی داشته باشید، میزان ظرفیت تحویل خود را می‌دانید و می‌توانید تعداد تحویل‌های خود را بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید و از سوی دیگر، زمانی که درک روشنی از حجم سفارش خود داشته باشید، می‌توانید بر میزان تحویل و وسایل نقلیه‌ای که باید استخدام کنید، نظارت داشته باشید.
سفارش‌گردانی کارآمد
تحویل برنامه ریزی شده به تیم شما اجازه می‌دهد تا بر بهبود بخش‌های مهم‌تر کسب‌وکار خود تمرکز کنید تا فرآیند حمل و نقل و به طور کلی تجارت شما بسیار کارآمدتر باشد.
چالش‌های تحویل زمان بندی شده
تحویل زمان بندی شده چالش‌های زیادی از انتظارات مشتری گرفته تا مواجهه با زمان بندی تحویل دارد. قبل از در نظر گرفتن بهترین شیوه‌ها برای بهینه‌سازی گزینه‌های تحویل، برخی از رایج‌ترین مشکلات پیش روی تحویل برنامه ریزی شده را بررسی می‌کنیم:
انتظارات مشتری
موضوع ساده است، مشتریان جایی می‌روند که گزینه‌های تحویل بیشتر و بهتری داشته باشد. همانطور که فرستنده‌ها هم همین کار را می‌کنند.
پنجره‌های تحویل کوتاه
شرکت‌های بزرگ حمل و نقل اکنون تحویل دو روزه، تحویل روز بعد و حتی تحویل همان روز را ارائه می‌دهند و استانداردهایی را برای آنچه مشتریان از تحویل خود می‌خواهند؛ تعیین می‌کنند. اگر پنجره تحویل بیش از حد طولانی باشد، مشتریان ناراضی خواهند بود و به دنبال محصولات یا خدمات لجستیکی خود در جای دیگری می‌گردند.
هزینه‌بر بودن زمان بندی دستی تحویل
مرحله‌بندی و ارسال تحویل برنامه ریزی شده به طور سنتی یک فرآیند با فناوری پایین است که با قلم و کاغذ یا تماس تلفنی انجام و باعث هدر رفتن منابع و بروز مشکلات احتمالی میشود.
نیاز به برنامه‌ریزی دقیق برای دستیابی به اهداف تاریخ تحویل برنامه ریزی شده
استفاده از فناوری ناکارآمد می‌تواند با تضعیف برنامه ریزی مسیر تحویل، اثر موجی داشته باشد. برای تحویل مداوم به موقع، باید کوتاه‌ترین مسیرها شناسایی شوند، ایستگاه‌های تحویل چندگانه ادغام شوند، برنامه‌های مشتریان در نظر گرفته شوند و جدول زمانی تنظیم شود.
ناکارآمدی یا اشتباه در هر یک از این زمینه‌ها باعث میشود محموله‌ها تاریخ تحویل برنامه ریزی شده خود را از دست بدهند.
تغییرات لحظه آخری و استثناهای تحویل
حتی بهترین برنامه‌ریزی‌ها هم می‌توانند توسط رویدادهای برنامه‌ریزی‌نشده مختل شوند. به عنوان مثال، یک مشتری ممکن است درخواست تغییر در مقصد نهایی تحویل خود را داشته باشد یا شرایطی مانند طوفان برف، سیل، پنچر شدن لاستیک‌ها یا سفارش‌های کالاهای موجود در انبار ممکن است در تاریخ تحویل برنامه‌ریزی شده اختلال ایجاد کند.
اگر آمادگی مقابله با این نوع رویدادها و ابزاری برای مدیریت آن‌ها در زمان واقعی را ندارید، انجام تعهدات تحویل می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
ارتباط پیوسته با شرکت‌های حامل و مشتریان
برنامه‌ریزی مؤثر در تحویل، مستلزم توانایی برقراری ارتباط با حامل‌ها و مشتریان در زمان واقعی است. برای مثال، استفاده از اعلان‌های تحویل خودکار به فرستنده‌ها این امکان را می‌دهد تا با شرکت‌های حمل‌ونقل و مشتریان در تماس باشند.
اگر مشتری درخواست تغییر آدرس تحویل را داشته باشد، می‌توان این موضوع را از طریق اعلان‌های بلادرنگ به شرکت‌های حامل اطلاع داد.عدم وجود سیستم اعلان تحویل خودکار موجب تلاش‌های تحویل ناموفق میشود که با در نظر گرفتن مسافت پیموده شده، سوخت و هزینه پرداختی راننده، ۴ تا ۵ برابر هزینه بیشتر برای تحویل برنامه ریزی شده را به همراه دارد.
چگونه یک تحویل برنامه ریزی شده کارآمد، انعطاف‌پذیر و مقرون به‌صرفه داشته باشید؟
برای دستیابی به کارایی در مقیاس تحویل زمان بندی شده، استراتژی تحویل شما باید شامل برنامه‌ریزی دقیق، استفاده از فناوری‌های پیشرفته و منابع و فرآیندهای کاملاً متصل و تمرکز بر نحوه تأثیر آن‌ها بر مشتری باشد.
بیایید با دقت بیشتری به برخی از بهترین شیوه‌ها نگاه کنیم:
۱- سیستم های خود را متصل و یکپارچه کنید
اگر قصد دارید قابلیت‌های بدون وقفه ارائه دهید، باید با سیستم‌های متعلق به فروشندگان مربوطه، ارائه‌دهندگان لجستیک ۳pl یا ارسال‌کنندگان ادغام شوید و داده‌های پشتیبانی که دارید به طور یکپارچه در یک مخزن متمرکز، همگام شوند تا تغییرات در هر سیستم مانند لغو سفارش یا تغییر در پنجره تحویل انتخاب شده به طور خودکار در هر دو سیستم مرکزی و نهایی به روز شوند.
۲- زمان سفر را به طور دقیق تخمین بزنید
یکی از مهم‌ترین کلیدهای برآورده شدن زمان و تاریخ تحویل برنامه ریزی شده، تخمین دقیق زمان سفر است که بستگی به در نظر گرفتن محتاطانه مسیرها، انتخاب کوتاه‌ترین مسیرها و برآورد دقیق فواصل دارد. همچنین توانایی تعیین محدودیت‌های سرعت، ترافیک، ساخت و ساز و سایر متغیرهایی که دارد هم می‌توانند بر زمان سفر و SLA تحویل تأثیر بگذارند.
فاکتور زمان را در برداشت و واسپاری مرسوله (pick up and drop off) هم در نظر بگیرید. چون برآورد دقیق تحویل فقط به محاسبات زمان سفر بستگی ندارد و ضریب زمان در برداشت و واسپاری اقلام هم، عامل مهمی در توقف‌های برنامه ریزی شده است.
برخی از توقف‌ها ممکن است فقط به یک دقیقه برای باز کردن یک صندوق پستی نیاز داشته باشند در حالی که ممکن است برخی دیگر به زمان بیشتری برای دریافت امضا نیاز داشته باشند یا تحویل انبوه باشد.
۳- تحویل را بر اساس اولویت برنامه‌ریزی کنید
تاکتیک مهم دیگر این است که جدول زمانی تحویل خود را بر اساس این که کدام محموله‌ها باید ابتدا به مقصد برسند، برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال، اگر مشتری تحویل یک شبه سفارش داده است، ممکن است لازم باشد محموله او را با مسیر دیگری ترکیب کنید تا به تعهد تحویل خود عمل کنید. یا اگر مشتری مقصد تحویل نهایی خود را به‌روزرسانی کرده باشد، ممکن است نیاز به تنظیم اولویت‌ها برای رسیدن به زمان تحویل برنامه ریزی شده جدید، داشته باشید.
۴- استفاده از نرم‌افزارهای ارسال هوشمند را فراموش نکنید
زمانی که ظرفیت پاسخگویی به همه تقاضاها را ندارید و باید ناوگان بیشتری را درگیر کنید، می‌توانید از نرم‌افزارهای ارسال هوشمند استفاده کنید که به‌طور خودکار سفارش‌های سرریز را به یک راننده، تیم یا ناوگان خاص اختصاص می‌دهند.
۵- سفرها را تجمیع کنید
برآورده شدن زمان تحویل وعده داده شده مستلزم یکپارچه‌سازی سفرها است. اگر در هر سفر ارسال‌های بیشتری انجام دهید و مسافت پیموده شده کمتری داشته باشید، علاوه بر این که ارائه گزینه‌های تحویل مورد نظر مشتریان، برای شما آسان‌تر میشود؛ می‌توانید هزینه متوسط تحویل را هم کاهش دهید.
۶- از نرم افزار برای بهینه سازی و برنامه‌ریزی مسیر سفر استفاده کنید
ارائه گزینه‌های حمل و نقل برنامه ریزی شده و تحویل به موقع نیاز به استفاده از نرم افزارهای ارسال و مسیریابی هوشمند دارد.
۷- با مشتریان ارتباط برقرار کنید
همه مشتریان دوست دارند از وضعیت سفارش خود، اطلاع داشته باشند. این موضوع را می‌توان از طریق یک سیستم اعلان پیام برنامه ریزی شده انجام داد که از پیامک یا ایمیل برای ارسال شماره پیگیری به مشتریان و به روز رسانی آن‌ها درباره وضعیت و مکان سفارش استفاده می‌کند و به آن‌ها امکان می‌دهد در زمان واقعی متوجه شوند که چه تغییراتی در زمان تحویل آن‌ها وجود دارد.
به روز نگه داشتن اطلاعات تحویل به ارتباطات بپیوسته و بدون وقفه بین فرستنده، حامل و مشتریان بستگی دارد.
۸- نتایج را ارزیابی و بر اساس داده‌های حاصل، دوباره برنامه‌ریزی کنید
هنگامی که داده‌های تحویل از طریق راه‌حل‌های فناوری جمع‌آوری می‌شوند، مدیریت می‌تواند نحوه عملکرد ناوگان و رانندگان، عواملی مانند زمان توقف‌ها، تعداد تحویل، نرخ موفقیت OTD (تحویل به موقع) و رضایت مشتری را درک کند.
این داده‌ها به شما کمک می‌کنند تا بینش‌های عملی در مورد KPIهای تحویل خود به دست آورید و تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنید که در نهایت می‌تواند کارایی تحویل را بهبود بخشد، رضایت مشتری را افزایش و هزینه تحویل را کاهش دهد.
همچنین می‌توانید از راه‌حل‌های تجزیه و تحلیل و هوش مصنوعی (AI) مانند یادگیری ماشین استفاده تا اطلاعات خود را برای بهبودهای تخصصی بررسی کنید. به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که برخی مشکلات تحویل عمدتاً در یک کد پستی خاص یا هنگام استفاده از یک ناوگان خاص رخ می‌دهد.
برنامه ریزی و تنظیم مجدد زمان بندی نحویل بر اساس ارزیابی و داده‌های حاصل از آن، می‌تواند به طور چشمگیری نرخ تحویل به موقع و رضایت مشتری شما را بهبود بخشد.
مشتریان خود را با گزینه های تحویل برنامه ریزی شده توانمند کنید
کسب‌وکارها با گزینه های تحویل بیشتر، شانس بیشتری برای جذب مشتریان جدید و حفظ وفاداری مشتریان قدیمی دارند. به خاطر داشته باشید که انعطاف‌پذیری در تحویل، کلید دستیابی به مشتریان بیشتر است و همیشه روش‌های جدیدی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا فرآیند زنجیره تامین خود را ساده‌تر کنید.
ارائه زمان بندی تحویل به‌عنوان بخشی از استراتژی سفارش گردانی همه‌کاناله برای برآورده کردن انتظارات مشتریان امروزی، حیاتی است؛ اما تقاضای فزاینده مشتریان برای تحویل سریع، ناکارآمدی برنامه‌ریزی تلفنی، نیاز به برنامه‌ریزی دقیق، خطر مختل شدن برنامه‌ها توسط رویدادهای استثنایی و ضرورت برقراری ارتباط در زمان واقعی چالش‌های این کار است.
بهترین شیوه‌ها برای پرداختن به این مسائل حول محور برنامه‌ریزی مسیر دقیق و بهینه است که توسط ارتباطات سریع و پیوسته پشتیبانی میشود، مانند اعلان‌های پیام انتظار در تحویل برنامه‌ریزی‌شده که با استفاده از فناوری تحویل برای بهینه‌سازی برنامه‌ریزی مسیر و مدیریت حمل و نقل به بهترین شکل قابل اجرا است.
دیدگاه ها