مدیریت ارسال سفارش‌ها یا دیسپچینگ چیست و چگونه باید آن را بهینه کنید؟
ارسال سفارش یا دیسپچینگ این روزها نیازمند توجه جدی است. مدیریت کارآمد ارسال سفارش‌ها به شما کمک می کند تا تحویل سریع‌تر و به موقع انجام دهید و در نهایت درآمد کسب‌وکار خود را افزایش دهید. بر اساس نظرسنجی PwC، حدود ۸۸ درصد از مصرف‌کنندگان مایلند برای تحویل سریع‌تر هزینه بیشتری بپردازند. به‌علاوه، مدیریت کارآمد ارسال (Dispatch Management) به شما کمک می‌کند تا به سرعت ارتقا پیدا کنید.
شرکت‌هایی مانند آمازون به شدت بر این تمرکز دارند که ارسال خود را بدون خطا انجام دهند و از پیشرفته‌ترین نرم‌افزارهای ارسال برای بهینه‌سازی فرآیند ارسال و رسیدگی به تحویل بیشتر استفاده می‌کنند. بنابراین، چگونه می‌توانید فرآیند ارسال سفارش یا دیسپچینگ خود را کارآمدتر کنید و چرا باید به آن اهمیت دهید؟ این راهنما به تمام سوالات شما پاسخ می‌دهد.
دیسپچ- دلیوری یا ارسال- تحویل در حمل و نقل به چه معنی است؟
دیسپچینگ یک تابع حیاتی از لجستیک است که با افزایش تقاضا برای تحویل سریع و یک روزه پیچیده‌تر می‌شود و شامل ایجاد فرآیندهای قوی برای تخصیص تحویل به ناوگان یا پرسنل تحویل است.
Dispatch- Delivery اصطلاحی برای توصیف یکی از مراحل لجستیک است که با مرحله ارسال شروع می‌شود و با تحویل به پایان می‌رسد. مرحله ارسال شامل پردازش سفارش‌ها و تخصیص آن‌ها به ناوگان تحویل بر اساس نقشه مسیر است.
مرحله تحویل هم زمانی است که محموله در بازه زمانی مشخص به مشتری تحویل و مدرک تحویل دریافت می‌شود.
هنگام سفارش آنلاین، منظور از «سفارش شما ارسال شد»؛ چیست؟
اگر تا به حال خریدی آنلاین انجام داده‌اید، به احتمال زیاد با اصطلاحاتی مثل سفارش شما آماده ارسال است و سفارش شما ارسال شد؛ برخورد کرده‌اید. این عبارت‌ها در یک فرآیند سفارش گردانی چه معنایی دارند و تفاوت آن‌ها با هم چیست؟
سفارش ارسال شد به این معنی است که سفارش شما بسته‌بندی، برچسب‌گذاری و توسط فرستنده فاکتور و به شرکت حامل، تحویل داده شده است. به عبارت دیگر، سفارش ارسال شده؛ اما هنوز به شما تحویل داده نشده است. ارسال به مرحله‌ای گفته می‌شود که سفارش شما با شرکت ارسال کننده در حال ترانزیت و در راه تحویل به شما است.
زنجیره رویدادهای پردازش یک سفارش معمولاً ترتیب زیر را طی می‌کند؛ البته این احتمال هم وجود دارد که فروشنده همه این موارد را در فرآیند سفارش گردانی خود نداشته باشد.
- سفارش: شما محصولی را سفارش داده‌اید.
- انتخاب و جمع‌آوری سفارش‌ها: سفارش شما از انبار انتخاب و منتقل می‌شود.
- آماده‌سازی و بسته‌بندی: محصول شما برای حمل و نقل پردازش و به شریک تدارکات (۳PL) منتقل می‌شود. یعنی محصول و تمام اطلاعات لازم جمع‌آوری و آماده شده است.
- ارسال یا dispatched: هنگامی که یک سفارش ارسال می‌شود، به این معنی است که فروشنده تمام اقلام بسته‌بندی شده شما را به شرکت حامل (به عنوان مثال الوپیک) تحویل داده است؛ ولی هنوز به دست شما نرسیده است و این احتمال وجود دارد که تحویل محصول شما یک روز یا بیشتر طول بکشد.
- حمل و نقل: سفارش شما از شرکت حامل یا فرستنده خارج می‌شود و برای تحویل به شما در راه است.
- تحویل: بالاخره روز موعود رسید و شما سفارش خود را دریافت کرده‌اید.
توجه داشته باشید که «ارسال» به این معنی است که خرده فروش سفارش بسته‌بندی شده شما و تمام اطلاعات را تکمیل کرده و به شرکت حامل یا فرستنده تحویل داده است و «حمل و نقل» نشان می‌دهد که کالا ارسال شده و برای تحویل به شما توسط پیک یا پستچی در راه است.
آیا ارسال شد به این معنی است که بسته شما امروز می‌رسد؟
پاسخ دادن به این سوال ممکن است مشکل باشد زیرا گاهی اوقات پاسخ آن خیر است.عبارت «ارسال شد» به این معنی است که یک کالا برای تحویل از کارخانه یا نقطه توزیع ارسال شده است.
بستگی به شرکتی دارد که به آن سفارش داده‌اید، ممکن است تحویل در همان روز یا تحویل در روز بعد باشد یا حتی چند روز طول بکشد. چند عامل روی سرعت رسیدن سفارش شما تاثیرگذار است. خود محصول، موقعیت مکانی محصول، کسب‌وکار و زیرساخت‌های شرکت حامل، ترافیک مسیر، محل تحویل شما (مثلاً آیا درباره تحویل محلی صحبت می‌کنیم یا بین شهری؟) و تعداد تحویل‌های قبل از سفارش شما.
مدیریت ارسال یا مدیریت دیسپچ چیست و چرا اهمیت دارد؟
مدیریت دیسپچ مربوط به مدیریت فرآیندهای مربوط به تحویل به موقع کالا به مشتریان است. ارسال یکی از سه فرآیند حیاتی هر کسب‌وکار با خدمات پایکار است و دو فرآیند دیگر مربوط به زمانبندی تحویل و خدمات مشتری هستند.
مدیریت ارسال فرآیند سازماندهی شده تحویل برای برآوردن نیازهای مشتریان و کسب‌وکار شما است. این کار با تطبیق درخواست‌های مشتری، تجهیزات و زیرساخت‌های مورد نیاز و رانندگان تحویل برای تکمیل این درخواست‌ها، انجام می‌شود.
مدیریت ارسال مناسب، کارایی شما را به حداکثر و هزینه‌های غیرضروری را برای شرکت به حداقل می‌رساند. این هزینه‌ها را می توان در زمان و صرفه جویی پولی، مصرف سوخت، افزایش رضایت راننده و مشتری اندازه‌گیری کرد.
چرا مدیریت ارسال سفارش‌ها یا دیسپچینگ مهم است؟
ممکن است تعجب کنید که چرا باید زمان و هزینه بیشتری را برای مدیریت ارسال سفارش صرف کنید چون شما در حال حاضر به درستی فرآیند تحویل خود را مدیریت می‌کنید و جز مشتریان ناراضی گاه به گاه، همه چیز مشخص و طبق روال است.
اگر هنوز در دو راهی هستید، در اینجا سه دلیل وجود دارد که نشان می‌دهد چرا به یک سیستم مدیریت ارسال سفارش نیاز دارید:
۱- مشتریان تحویل سریع و راحتی می‌خواهند
مشتریان اکنون گزینه‌های بسیار بیشتری نسبت به قبل دارند و دوست ندارند برای تحویل طولانی منتظر بمانند. بر اساس گزارش Deloitte، حدود ۷۰ درصد از مصرف‌کنندگان، راحتی را دلیل اصلی خرید آنلاین می دانند و نظرسنجی DigitalCommerce360، نشان می‌دهد برای ۶۸ درصد از مصرف‌کنندگان، ارسال سریع یکی از دلایل کلیدی سفارش‌های آنلاین است.
همچنین طبق گزارشInvesp، حتی ۶۱٪ از مشتریان بسته‌های خود را در عرض یک تا سه ساعت پس از ثبت سفارش خود می‌خواهند، در حالی که ۲۵٪ از خریداران در صورت در دسترس نبودن حمل و نقل در همان روز، سبد خرید را به صورت آنلاین رها می‌کنند. بنابراین، اگر حمل و نقل سریع و راحتی را به مشتری خود ارائه ندهید، ممکن است دوباره از شما خرید نکنند.
۲- کاهش حاشیه سود به دلیل رقابت
صدها کسب‌وکار وجود دارند که همان محصولات یا خدمات شما را ارائه می دهند و رقابت برای جلب توجه، به دست آوردن مشتری و فروش بیشتر، شدید است. این رقابت سهم بازار و حاشیه سودی را که می‌توان به دست آورد، به شدت کاهش می‌دهد. بنابراین، خرج کردن تمام سود برای تحویل، غیر منطقی است.
۳- افزایش نرخ اصطکاک راننده
طبق گزارش اداره آمار کار ایالات متحده، میانگین نرخ جابه‌جایی کارکنان در تمام صنایع در ایالات متحده سالانه بین ۱۲ تا ۱۵ درصد متغیر است؛ اما در صنعت حمل و نقل، نرخ جابه‌جایی کارکنان ۴۶٫۱٪ است و دلایل زیادی هم برای چنین افزایشی وجود دارد. در گزارش CareerBuilder آمده است که ۳۶٪ از کارکنان صنعت لجستیک اگر در ارتقای شغلی نادیده گرفته شوند، شغل خود را ترک می‌کنند.
یک ناوگان (فیلیت) ارسال سفارش خوب، تمام زوایایی را که می‌تواند باعث از دست دادن کارمندان شود، بررسی می‌کند. این کار به شما امکان می‌دهد تا رانندگان خوب را شناسایی و از آن‌ها تقدیر کنید، مرتبه شغلی آن‌ها را ارتقا دهید و تا زمانی که ممکن است، آن‌ها را با خود نگه دارید. به علاوه، کار رانندگان شما را هم بدون دردسر و لذت‌بخش می‌کند. این کار تنها با بهینه‌سازی برنامه‌ها و حفظ فشارکاری متعادل، امکان‌پذیر است.
مزایای مدیریت ارسال سفارش یا مدیریت دیسپچ چیست؟
بر اساس تحقیقاتABI، صرفه‌جویی در هزینه‌های ناشی از وجود یک سیستم مدیریت دیسپچینگ می‌تواند بیش از ۱۲٪ در سودآوری، ۱۳٪ در استفاده از وسیله نقلیه و ۱۵% کاهش در زمان سفر باشد. مزایای دیگر آن عبارتند از:
۱- مسیرهای تحویل بهتر
مدیریت دیسپچینگ به شما کمک می‌کند تا مسیرهای سفر را بهینه و خودکار و تعداد توقف‌ها، ظرفیت خودرو، رانندگان موجود و پنجره‌های زمان تحویل متفاوتی که به مشتریان وعده داده‌اید را در در آن اعمال کنید.
۲- کاهش هزینه‌های خدمات
مدیریت موثر دیسپچ نه تنها با برنامه‌ریزی مسیرهای بهینه در زمان صرفه‌جویی می‌کند؛ بلکه باعث صرفه‌جویی در هزینه هم می‌شود. چون رانندگان زمان کم‌تری را در جاده صرف می‌کنند و در نتیجه مصرف سوخت کاهش می‌یابد.
یک مسیر تحویل بهینه می‌تواند 20 تا ۴۰ درصد در مصرف سوخت و زمان رانندگی شما صرفه‌جویی کند.
افزایش سرعت تحویل
مسیرهای بهینه‌شده مسیرهای سریع‌تری خواهند بود؛ اما وقتی اتفاقی غیرمنتظره می‌افتد چه پیش خواهد آمد؟ مثلا شرایط آب و هوایی خطرناک، خرابی وسیله نقلیه یا مسدود شدن مسیر. خوب، شما دو انتخاب دارید: واکنش‌گرا باشید یا فعال. مدیریت ارسال سفارش‌ها به نفع دومی است.
افزایش تعداد تحویل
مدیریت ارسال با ایجاد مسیرهایی که بهینه‌سازی شده‌اند، به شما امکان می‌دهد تا بدون فشار کاری بیش از حد روی رانندگان یا پیک‌های خود، فرسودگی شغلی یا نارضایتی مشتریان به دلیل زمانبندی نامناسب یا تأخیر در تحویل، تعداد تحویل بیشتری داشته باشید.
بهبود رضایت مشتری
شما می‌خواهید بدانید که سفیران تحویل شما در لحظه کجا هستند و تحویل آن‌ها چه زمانی است. بر اساس گزارش Eyefortransport، رصد آنلاین، بیشترین تقاضای مشتریان برای تحویل است. به عنوان مثال، اگر یکی از رانندگان شما به هر دلیلی با تاخیر مواجه شود، این موضوع در لحظه قابل مشاهده است و به مدیریت انتظارات مشتری کمک می‌کند و می‌تواند تعداد تماس‌های پشتیبانی با مرکز تماس شما را کاهش دهد.
مدیریت ارسال سفارش‌ها یا دیسپچینگ خود را بهبود بخشید
ارسال یک سفارش کاری بسیار بیشتر از یک سفر ساده از نقطه A به نقطه B است و اگر درگیر آن نباشید، ممکن است درک تمام مراحلی که یک دیسپچر یا راننده، روزانه با آن‌ها سروکار دارد؛ غیرممکن باشد.
بنابراین، بررسی تجربه روتین روزانه و شناسایی نقاط درد مرحله ارسال، شروع خوبی است تا درک واقع‌بینانه‌ای داشته باشید که در نهایت منجر به فرآیند ارسال برنامه‌ریزی‌شده‌تری می شود.
همچنین می‌توانید از نرم‌افزار ارسال استفاده کنید. نرم‌افزار ارسال خوب، کل فرآیند تحویل را از ابتدا تا انتها ساده قابل کنترل‌تر می‌کند که منجر به افزایش کارایی، روحیه بالاتر و البته سود بیشتر می‌شود.
الوپیک با داشتن سرویس‌هایی مانند ارسال انبوه به شما کمک می‌کند تا کارآمدترین مسیرها را برای تحویل برنامه‌ریزی کنید. در این صورت شما یک برنامه کلی از زمان تحویل سفارش‌ها در هر زمان دارید و می‌دانید که رانندگان در لحظه، کجا هستند.
یک فرآیند ارسال سفارش مؤثر مستلزم تعامل نزدیک با مشتریان، ایجاد روابط حیاتی، رسیدگی به استثنائات و خوشحال کردن مشتریان است وهمه این‌ها باید ضمن بهینه‌سازی استفاده از منابع و بهره‌وری انجام شوند.
نکاتی که مورد بحث قرار گرفت، فقط نمونه‌های کوچکی از کل مساله هستند و قطعا برای هر کسب‌وکاری متفاوت است. بنابراین، استراتژی‌هایی که برای تقویت عملیات ارسال سفارش‌ها یا دیسپچینگ خود به کار می‌برند، منحصر به فرد خواهد بود.
دیدگاه ها