شاخص OTIF، معیاری برای ارسال تمام و کمال و به‌موقع

خرده‌فروشی هستید که محصولات را در اختیار مصرف‌کننده قرار می‌دهد یا عمده‌فروشی که مشتریانش کسب‌وکارها هستند؟ شاید هم محصولات یا قطعاتی مخصوص کسب‌وکارهای دیگر تولید و توزیع می‌کنید. فرقی نمی‌کند یکی از این‌ها باشید یا هر نوع کسب‌وکار دیگری، کافی است بخشی از کارتان رساندن محصولات به دست مشتریان باشد، در این صورت مطالب این مقاله برایتان اهمیت خواهد داشت.

رساندن به‌موقع سفارش به مشتری در حالی که تمام اقلام سفارش‌داده‌شده بدون کم و کاست در آن باشد، بخش بزرگی از موفقیت کسب‌وکار را تضمین می‌کند. وقتی عاملی تا این حد مهم باشد، اندازه‌گیری و سنجش آن می‌تواند فاکتور مستقیمی برای سنجش رشد و موفقیت باشد. برای همین است که دست به دامن شاخص OTIF یا تعهد به دلیوری در بازه زمانی می‌شویم. با خواندن این مقاله آشنایی کاملی با OTIF پیدا می‌کنید، معیاری که بهبود آن، می‌تواند برابر با رشد کسب‌وکار شما باشد.

OTIF چیست و از کجا آمده؟

OTIF که سرواژه‌ای اختصاری برای عبارت «On-Time and In-Full» است، اشاره به سفارشی دارد که به‌موقع و کامل به دست مشتری رسیده باشد و یک شاخص عملکردی مهم در بخش لجستیک شرکت‌ها و صنعت لجستیک و حمل و نقل است.

OTIF به طور کلی نشان‌دهنده توانایی یک تامین‌کننده در تحویل سفارش‌ها در پنجره‌های زمانی تعیین‌شده برای تحویل و حاوی تمام مقادیر سفارش‌داده‌شده است.

پایه‌گذار این شاخص بزرگ‌ترین شرکت خرده‌فروشی دنیا، Walmart است. در سال ۲۰۱۷ والمارت شروع به ارزیابی تامین‌کنندگان خود بر اساس زمان ارسال سفارش کرد و برای آن‌هایی که سفارش خود را به‌موقع تحویل نمی‌دادند جریمه در نظر گرفت.

امروز از معیار OTIF به طور گسترده برای قضاوت عملکرد زنجیره تامین استفاده می‌شود؛ به خصوص زمانی که بحث برنامه‌ریزی موجودی، بهینه‌سازی موجودی و آماده‌سازی سفارش‌ها در میان باشد.

ابتدا OTIF برای بهبود عملکرد فروشگاه‌های والمارت طراحی شده بود؛ اما خیلی زود شرکت‌ها و خرده‌فروشان دیگر هم شروع به استفاده از آن کردند و در نهایت منجر به تغییرات اساسی در کیفیت عملکرد کسب‌وکارهای مرتبط شد. یکی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذاری اعمال OTIF به شیوه والمارت، این بود که ارسال زودهنگام هم درست مانند دیرکرد در ارسال جریمه داشت. به همین دلیل نیاز بیشتری به اجرای دقیق عملیات زنجیره تامین ایجاد شد و همین نیاز هم به جریان یافتن بینش دقیق‌تر نسبت به وضعیت و شرایط دارایی‌های زنجیره تامین انجامید.

البته دقت کنید که شاید هر شرکتی به اندازه بزرگ‌ترین خرده‌فروش این قدرت را نداشته باشد که برای تامین‌کنندگان خود جریمه تعیین کند! بسیاری اوقات این کار می‌تواند باعث بروز اختلاف و حتی قطع همکاری میان شما و تامین‌کنندگان شود. پس هنگام تصمیم‌گیری برای سیاست‌های مرتبط با این معیار خوب دقت کنید.

بسته به این‌که شما از چه دیدگاهی به این معیار نگاه کنید روش‌های مختلفی برای اندازه‌گیری OTIF وجود دارد. میزان OTIF خوب از دیدگاه کسب‌وکار با میزان مناسب از دیدگاه مشتری متفاوت است. احتمالا اگر دلیل اهمیت این معیار را درک کنیم، به شناخت بهتری از آن می‌رسیم.

چرا باید به شاخص OTIF کسب‌وکار خود اهمیت دهید؟

OTIF یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد است که حتما باید پیگیری دوره‌ای آن را در نظر داشته باشید. این شاخص می‌تواند به شما کمک می‌کند میزان کارآیی فرایند آماده‌سازی و تحویل سفارش در کسب‌وکار خود را بسنجید و آن را بهبود دهید. همچنین اگر سیستم لجستیک خودتان را ندارید و برای بخش حمل و نقل از شرکای تجاری کمک می‌گیرید، به وسیله OTIF می‌توانید از حسن انجام کار شرکای خود مطمئن شوید.

زمانی که OTIF یا تعهد به دلیوری در بازه زمانی با سایر شاخص‌ها و گزارش‌ها هم‌سو شود، می‌تواند برای به دست آوردن دورنمایی از نحوه عملکرد فرایندهای مختلف در زنجیره تأمین و آنچه باید بهبود یابد، استفاده شود. مثلا پایین آمدن OTIF می‌تواند نتیجه تمام شدن متوالی موجودی‌ها و وجود اختلالاتی در سطوح مختلف زنجیره تامین باشد. در چنین شرایطی نظرات منفی مشتریان بیشتر درباره در دسترس نبودن یا تحویل ندادن برخی محصولات خواهد بود. هزینه بالای اتمام موجودی در کنار نرخ OTIF پایین می‌تواند به شناسایی دقیق مشکل کمک کند.

در تجارت الکترونیک اهمیت OTIF دوچندان می‌شود

در فضای تجارت الکترونی تحویل سریع و دقیق سفارش یکی از بهترین راه‌ها برای حفظ مشتریان و وفادار شدن آن‌هاست؛ بنابراین با اندازه‌گیری OTIF می‌توانید پتانسیل رشد کسب‌وکار خود را بسنجید. از طرف دیگر، تحویل دیرهنگام و ارسال اقلام نادرست می‌تواند نظرات منفی مشتریان را به همراه داشته باشد و این نظرات به سادگی دیگران را از امتحان کردن محصولات و خدمات شما منصرف می‌کنند.

اعتماد، شالوده‌ای‌ست که خرید آنلاین بر آن بنا شده است. مصرف‌کنندگان اطمینان دارند که با پرداخت هزینه و کلیک کردن روی گزینه تکمیل خرید، شما در زمان اعلام‌شده محصولاتی که سفارش داده‌اند را به آن‌ها تحویل خواهید داد. رد شدن در آزمون OTIF به معنی از دست دادن اعتماد مشتریان است.

چطور میزان OTIF را محاسبه کنیم؟

این شاخص در بازار جهانی شاخص جدیدی به شمار می‌رود و در کشور ما حتی جدیدتر است. به همین دلیل هنوز تعریف دقیقی از آن در میان افراد جا نیفتاده و گاهی دو طرف ماجرا درباره نحوه محاسبه آن اختلاف نظر دارند. البته این اختلافات بیشتر در زنجیره تامین و میان تولیدکننده و مشتری به وجود می‌آید، در فضای تجارت الکترونیک و خرده‌فروشی شرکت‌ها OTIF خود را می‌سنجند تا بتوانند عملکرد بهتری داشته باشند.

فرایند کلی محاسبه OTIF آسان است. ابتدا باید یک بازه زمانی مشخص در نظر بگیرید. سپس کافی است تعداد سفارش‌هایی که کامل و به‌موقع تحویل داده شده‌اند را بر تعداد کل سفارش‌ها تقسیم کنید.

۱۰۰ × (مجموع سفارش‌های تحویل داده شده ÷ سفارش‌هایی که کامل و به‌موقع تحویل داده شده‌اند) = نرخ OTIF

اگر تصور کنیم شما در طول یک ماه به طور کلی ۶۰۰ سفارش تحویل داده‌اید و ۴۵۵ تا از آن‌ها کامل و به‌موقع تحویل داده شده‌اند، نرخ OTIF شما به مقدار زیر می‌شود:

٪ ۷۵.۸ = ۱۰۰ × (۶۰۰ ÷ ۴۵۵)

نرخ OTIF خوب چقدر است؟

همه ما دوست داریم به نرخ ۱۰۰٪ برسیم، اما این نرخ بیش از حد ایده‌آل است. ما در جهانی زندگی می‌کنیم که بی‌نظمی در آن بیداد می‌کند و بسیاری از عوامل محیطی کاملا خارج از کنترل ما هستند. در چنین جهانی، به دست آوردن نرخی در محدوده ۸۰٪ تا ۹۰٪ بسیار خوب به حساب می‌آيد. با توسعه بیشتر این شاخص، نرخ مناسب آن هم افزایش می‌یابد. والمارت از سال ۲۰۱۷ تا امروز پیوسته نرخ هدف خود را افزایش داد و توانست آن را از ۷۵٪ به ۸۷٪ برساند.

بنابراین نرخ ۷۵.۸٪ در مثال قبل کمی ضعیف است و پایین‌تر از نرخ مناسب قرار دارد. کسب‌وکارهای تجارت الکترونیک ممکن است نرخ هدف متفاوتی برای خطوط تولید مختلف داشته باشند. با استفاده از طبقه‌بندی ABC، نرخ هدف OTIF شما ممکن است چیزی شبیه به جدول زیر باشد.

ضعف OTIF می‌تواند حاصل عوامل متعددی باشد از جمله فرایندهای تولید ضعیف، شیوه‌های مدیریتی نامناسب، شیوه‌های انبارداری نادرست، عدم وجود برنامه‌ریزی صحیح در یکی یا چندتا از شرکای زنجیره تامین شما و… .

بنابراین گرچه OTIF در حلقه اصلی تصمیم‌گیری درباره افزایش یا کاهش سطوح خدمات تحویل است، اما توصیه می‌کنیم مدیران ارشد از آن برای بررسی سایر حوزه‌های زنجیره تامین هم استفاده کنند.

خواندن بخش بعد می‌تواند در بهبود نرخ این شاخص به شما کمک کند.

روش‌هایی برای بهبود نرخ OTIF کسب‌وکار

اگر نظرات مشتریان حاکی از ضعف در زمان تحویل یا دقت آماده‌سازی سفارش‌هاست، بهتر است کمی برای بهبود نرخ OTIF کسب‌وکار خود تلاش کنید. نکته‌های زیر می‌توانند راهنمای خوبی برای شروع این کار باشند.

۱- پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت انبار

یک سیستم مدیریت انبار مناسب می‌تواند شفافیت موجودی را به میزان قابل توجهی بهبود ببخشد و در عین حال فرایند پردازش سفارش‌ها را کارآمدتر کند. چنین سیستمی باید بتواند به سیستم تجارت الکترونیک شما متصل و با آن یکپارچه شود تا بتوانید در هر لحظه به موجودی دقیق و به‌روز هر کالا دسترسی داشته باشید. نتیجه آن کاهش خطاها و افزایش سرعت و دقت در آماده‌سازی سفارش‌ها خواهد بود.

۲- تحلیل داده‌های سفارش‌ها در زمان واقعی

 علاوه بر سیستم مدیریت انبار، به سیستمی برای مدیریت سفارش‌ها هم نیاز دارید تا بتوانید در لحظه داده‌های سفارش‌ها را تجزیه و تحلیل کنید. این کار به شما امکان می‌دهد با ارسال خودکار داده‌های سفارش مشتری از فروشگاه تجارت الکترونیک به انبار خود، به فرایند پردازش سفارش سرعت ببخشید.

داشتن داده‌های دقیق و لحظه‌ای از موجودی، از ناموجود شدن محصولات جلوگیری می‌کند و باعث می‌شد در بهترین زمان ممکن سفارش محموله جدید را به تامین‌کنندگان بدهید و به این طریق سطح بهینه موجودی را در سراسر شبکه پردازش سفارش حفظ کنید.

۳- توزیع موجودی در بخش‌های مختلف برای سرعت بخشیدن به ارسال

بسیاری اوقات دیرکرد در تحویل سفارش‌ها به این دلیل است که بسته باید مسیری طولانی را طی کند تا به دست مشتری برسد. توزیع موجودی در چندین مرکز پردازش سفارش، می‌تواند به شما کمک کند موجودی محصولات را نزدیک‌تر به مشتریان نگه دارید، این یعنی سفارش‌ها برای رسیدن به مقصد نهایی خود باید مسیر کوتاه‌تری را طی کنند.

شاید با خواندن مطلب دیگر ما درباره ارسال از فروشگاه ایده‌های بهتری برای استفاده از این روش، تحویل سریع‌تر سفارش‌ها و در نهایت بهبود نرخ OTIF به ذهنتان برسد.

۴- اتوماسیون سفارش‌ها، راهکاری برای رسیدن به آمار دقیق

از پردازش سفارش تا بسته‌بندی و ارسال، بسیاری از فرایندهای زنجیره تامین می‌توانند وارد اتوماسیون شوند تا آمار دقیق‌تری از آن‌ها در دست داشته باشید. پردازش اتوماتیک سفارش به طور خودکار جزئیات سفارش را به انبار می‌فرستد و نیاز به ارسال دستی سفارش‌ها و در نتیجه خطای انسانی را حذف می‌کند. در عین حال اتوماسیون موجودی به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای سطح موجودی محصولات را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید سطح بهینه موجودی را همیشه حفظ کنید و از ناموجود شدن محصولات و مرجوع شدن سفارش‌ها جلوگیری کنید.

همچنین با اتوماتیک شدن فرایند انجام کار می‌توانید دقت را در فرایندهای جمع‌آوری محصولات، بسته‌بندی و حمل و نقل بهبود دهید. با استفاده از اتوماسیون انبار تعداد تصمیم‌گیری‌های متصدی انبار کمتر و خطاهای جمع‌آوری و بسته‌بندی تقریبا حذف می‌شود. دریافت خودکار اطلاعات سفارش‌هایی که در صف تکمیل هستند توسط کارکنان بخش ارسال و راه‌اندازی یک سیستم ردیابی خودکار برای آن‌ها هم به بهبود نرخ OTIF کمک می‌کند.

۵- پیاده‌سازی یک نرم‌افزار ردیابی سفارش‌ها

دریافت به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای درباره وضعیت سفارش‌ها می‌تواند شفافیت را در سراسر کسب‌وکار بهبود دهد. با ردیابی نحوه حرکت محموله‌ها، می‌توانید در صورت بروز تاخیر به سرعت با شرکت حمل‌کننده یا کارکنان بخش ارسال و حمل تماس بگیرید و برای حل مشکل تلاش کنید.

۶- بهینه‌سازی منظم فرایند پردازش سفارش‌ها

فرایندهای آماده‌سازی و تکمیل سفارش باید به طور منظم بررسی و بهینه شوند. این بهینه‌سازی می‌تواند شامل سرمایه‌گذاری روی استفاده از تکنولوژی‌های جدید یا معرفی فرایندهای بهتر بر اساس بازخورد کارکنان باشد. به طور مداوم در جست‌وجوی نقاطی باشید که باعث عقب افتادن کار و تاخیر می‌شوند تا بتوانید روی روی بهبود شرایط آن‌ها کار کنید.

روش‌هایی که برای بهبود نرخ OTIF پیشنهاد دادیم همه کلی و عمومی هستند؛ آن‌ها را بخوانید، به کسب‌وکار خود ببرید و مطابق شرایط و نیازهایی که دارید از آن‌ها استفاده کنید و مطمئن باشید پس از مدتی نتیجه‌ آن را نه‌تنها در اندازه‌گیری نرخ OTIF که در نظرات مشتریان خود هم خواهید دید. خواندن نمونه‌های واقعی بخش بعد می‌تواند به شما اطمینان دهد که این روش مفید است.

الوپیک چگونه می‌تواند امتیاز OTIF را بهبود بخشد و کسب‌وکار شما را کارآمدتر کند؟

در حالی که نگران رشد فروش خود هستید، ممکن است این اشتباه را مرتکب شوید که تجربه تحویل را کم‌ارزش در نظر بگیرید. در نتیجه، ممکن است با تاخیر در ارسال، سفارش‌های نادرست، سفارش‌های آسیب‌دیده و موارد دیگر مواجه شوید. این می تواند بر میزان رضایت و حفظ مشتری شما تأثیر بگذارد.

الوپیک راه حلی را در اختیار شما قرار می دهد که امتیازات OTIF و تجربه رضایت مشتریان خود را بهبود دهید.  شما می‌توانید از سرویس‌های متنوع الوپیک مانند پیک موتوری، الووانت، الوپست و سرویس ارسال انبوه برای تحویل سریع‌تر و مقرون به‌صرفه تر استفاده کنید و به طور قابل توجهی شاخص OTIF خود را افزایش دهید.

چند نمونه از بهبود نرخ OTIF در جهان واقعی

تلاش برای بهبود نرخ OTIF واقعا در بهبود شرایط کسب‌وکار موثر است. گرچه تحقیقات ما به مثال‌هایی از کشورهای خارجی منتهی شد و نمونه ایرانی نداریم، اما مطمئن باشید اگر برای چنان شرکت‌هایی جواب داده، برای شما هم جواب می‌دهد.

مثال اول ما شرکت مواد غذایی Smithfield در ایالات متحده است. شرکت اسمیت‌فیلد با ارتقا شفافیت در تمام بخش‌های زنجیره تامین، توانست عملکرد خود در تحویل به موقع را از ۸۷% به ۹۴% برساند. این شرکت هر روز بیش از ۱۰۰۰ کامیون محصول را تنها در ایالات متحده ارسال می‌کند و با بیش از ۲۳۰ شرکت حمل و نقل مختلف قرارداد دارد. کمی به این آمار فکر کنید؛ این یعنی تعداد بسیار زیادی محموله در حال حرکت و سیستم‌های متفاوت. با یکپارچه کردن همه این عناصر در یک پلتفرم مشاهده زنجیره تامین و افزایش شفافیت، ناگهان شناسایی الگوهای پشت نرخ عملکرد OTIF برای شرکت‌ها بسیار آسان‌تر شد.

مثال بعدی هم مربوط به یک شرکت مواد غذایی چند ملیتی است. Kraft Heinz زمانی که با مفهوم OTIF آشنا شد، تغییراتی در ساختار عملیاتی خود ایجاد کرد تا انتظارات بالاتر را برآورده کند. اقدام اول اولویت دادن به محموله‌های بزرگ‌تر و ارزشمندتر بر بارهای کوچک غیرمتوالی بود. سپس با استفاده از یک پلتفرم همه‌جانبه به بهبود قابلیت اطمینان زنجیره تامین و تقویت روابط خود با شرکای بخش حمل و نقل پرداخت. با همین دو اقدام، نرخ OTIF شرکت در طول یک سال ۵% بهبود یافت.

هنگامی که چنین پیشرفت‌هایی را مشاهده کردید، می‌توانید زمان‌ تحویل دقیق‌تری را با سفارش‌دهندگان خود هماهنگ کنید و در صورت بروز تاخیر، به سرعت به آن‌ها اطلاع دهید.

سخن آخر: پیشرفت در گرو پیشرو بودن است

حتی اگر ۱۰۰% مواقع، سفارش‌ها را به‌موقع تحویل نمی‌دهید، به این معنی نیست که عملکرد ضعیفی دارید. در تلاش برای بهبود عملکرد OTIF، آنچه مهم‌تر است همکاری مداوم و موثر بین تامین‌کننده و مشتری است تا مدیران ابزارهای لازم را برای انجام اقدامات لازم در صورت نیاز، در اختیار داشته باشند. نمونه‌هایی از این بازی را در طول اوج شرایط قرنطینه و کرونا دیدیم؛ زمانی که سیستم‌های پیشرو با فراهم کردن شفافیت در زمان واقعی به شرکت‌های لجستیک و حمل و نقل کمک کردند راحت‌تر با هرج و مرج زنجیره تامین جهانی مواجه شوند.

برای کسانی که تلاش می‌کنند مدیریت زنجیره تامین را به شیوه مدرن پیش ببرند، این یک یادآوری در دنیای واقعی بود که عملکرد OTIF به تصمیم گیری پیشگیرانه و شفافیت مبتنی بر داده خلاصه می‌شود. در غیر این صورت، شبیه این است که در تاریکی عکاسی کنید!