زمان چرخه سفارش؛ یک ویژگی زیرپوستی برای رشد کسبوکار
در بلاگ پست‌های قبلی بارها گفته‌ایم که بازار تجارت الکترونیک امروز درگیر رقابت‌های شدید است و سطح انتظارات مشتریان روزبه‌روز بالاتر می‌رود. یکی از راه‌کارها برای این‌که خودتان را از رقبا متمایز کنید، ارائه تجربیات ویژه به مشتریان است. روش‌های مختلفی برای ارائه یک تجربه مثبت به مشتری وجود دارد؛ یکی از این روش‌ها بهینه‌سازی فرایند آماده‌سازی و تحویل سفارش‌ها و بهبود نرخ دقت سفارش است. شاید برایتان سوال شود چطور می‌توانیم این بهبود را در عمل ایجاد کنیم؟
از زمانی که یک مشتری سفارش خود را ثبت می‌کند تا زمانی که آن را تحویل می‌گیرد، کارهای زیادی انجام می‌شوند. به فاصله زمانی بین این دو اتفاق زمان چرخه سفارش گفته می‌شود و بسیاری از کسبوکارها تلاش می‌کنند آن را به کم‌ترین میزان ممکن برسانند.
بهبود زمان چرخه سفارش می‌تواند یک گام کلیدی برای بهینه‌سازی فرایند آماده‌سازی و تحویل سفارش‌ها باشد.
در این بلاگ‌پست نگاه دقیق‌تری به زمان چرخه سفارش می‌اندازیم، اهمیت آن را درک می‌کنیم و روش‌هایی برای محاسبه و همچنین برای بهبود آن ارائه می‌کنیم. اگر صاحب یک کسبوکار در حوزه تجارت الکترونیک هستید، مطمئن باشید این مفاهیم برای شما مفید خواهند بود.
زمان چرخه سفارش چیست؟
زمان چرخه سفارش مشتری در واقع فاصله زمانی بین ثبت سفارش توسط مشتری و دریافت آن است. این چرخه به طور کلی شامل پردازش سفارش، آماده‌سازی و ارسال می‌شود. شناخت و بهبود زمان چرخه سفارش بسیار مهم است؛ هم نتایج تحقیقات و هم تجربه فعالان کسبوکار نشان داده شده هرچه زمان چرخه سفارش طولانی‌تر شود، تاثیر منفی آن بر توانایی کسبوکار برای جذب و حفظ مشتریان بیشتر می‌شود.
زمان چرخه سفارش می‌تواند به عنوان یک شاخص کلیدی عملکرد در نظر گرفته شود که تمام مراحل و فرایندهایی که باید برای به سرانجام رساندن یک سفارش طی کنید را در بر می‌گیرد. هرچه فرایند کارآمدتر باشد، زمان کل چرخه سفارش کوتاه‌تر خواهد بود. مراحل دخیل در زمان چرخه سفارش را می‌توان به ترتیب زیر در نظر گرفت:
- سفارش مشتری: اولین مرحله زمانی است که یک مشتری تصمیم می‌گیرد کالایی را خریداری کند. مشتری وارد فروشگاه آنلاین یا وبسایت می‌شود، سفارش خود را ثبت می‌کند، هزینه آن را می‌پردازد و اطلاعات مربوط به تحویل سفارش را وارد می‌کند.
- ورود مشتری: این لحظه‌ای است که کسبوکار متوجه می‌شود که مشتری می‌خواهد کالایی را بخرد. بسیاری از کسبوکارها این مرحله را با سیستم‌های مدیریت موجودی پیگیری می‌کنند.
- سفارش تولید: این مرحله زمانی است که در سیستم داخلی کسبوکار، سفارشی برای تهیه کالای مورد نیاز مشتری ایجاد می‌شود. بسته به نوع زنجیره تامین و شرایط خرده‌فروشی کسبوکار، این مرحله می‌تواند شامل لحظه‌ای باشد که تولیدکننده شروع به تولید محصول می‌کند، یا محاسبه آن از زمانی شروع شود که کارکنان تصمیم به رفتن به انبار و برداشتن محصول مورد نظر می‌گیرند.
- بسته‌بندی در انبار: این مرحله شامل مدت زمانی است که یکی از کارکنان در انبار یا سالن پردازش، کالا یا کالاهای مورد نظر را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را برای ارسال بسته‌بندی می‌کند.
- ارسال و تحویل: مرحله پایانی، از زمانی آغاز می‌شود که شما بسته را برای ارائه‌دهنده خدمات تحویل ارسال می‌کنید. شرکت‌هایی که سرویس تحویل مخصوص خودشان را ندارد، ممکن است کنترل کم‌تری روی زمان ارسال و تحویل بسته به مشتری داشته باشند.
حالا که بهتر می‌دانیم زمان چرخه سفارش چیست و شامل چه مراحلی می‌شود، بهتر می‌توانیم اهمیت آن را درک کنیم.
چرا زمان چرخه سفارش مهم است؟
محاسبه زمان چرخه سفارش اطلاعات ارزشمندی درباره کیفیت فعالیت‌های زنجیره تامین برای کسبوکارها فراهم می‌کند. اطلاعات به‌دست‌آمده به آن‌ها کمک می‌کند دریابند که آیا نیازی به انجام اقداماتی مانند به‌روزرسانی نرم‌افزارها یا عیب‌یابی فرایندهای سیستم مدیریت سفارش برای بهبود وضعیت وجود دارد یا نه. از آن‌جا که مدت زمان چرخه سفارش می‌تواند به طور مستقیم بر میزان رضایت مشتریان اثرگذار باشد، بسیاری از کسبوکارها از آن به عنوان یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) زنجیره تامین استفاده می‌کنند.
البته که ماجرا به این سادگی‌ها هم نیست. زمان چرخش سفارش از جنبه‌های مختلف برای کسبوکار اهمیت دارد و به همین دلیل بهتر دانستیم این جنبه‌ها را یک به یک و به طور کامل بررسی کنیم.
اول) سنجش رضایت مشتری
زمان چرخه سفارش می‌تواند تاثیر مثبت یا منفی بر رضایت مشتری داشته باشد. طولانی شدن زمان چرخه سفارش به معنی تاخیر در آماده‌سازی سفارش و تحویل دیرهنگام است و به بیشتر شدن تعداد مشتریان ناراضی می‌انجامد. از سوی دیگر کوتاه شدن زمان چرخه سفارش شما را در ارائه تجربه‌ای عالی از سفارش آنلاین به مشتری توانا و رسیدن به سطوح بالاتری از رضایت مشتری را آسان‌تر می‌کند.
دوم) یافتن ایرادها در زنجیره تامین
گاهی مشکلاتی در زنجیره تامین وجود دارد که موجب تاخیر در فرایند آماده‌سازی و ارسال سفارش می‌شود. دانستن زمان چرخه سفارش کسبوکار در شناسایی این عیب‌وایرادها به شما کمک می‌کند.
زمان چرخه سفارش طولانی نشان می‌دهد که شما باید فرایند زنجیره تامین خود را بازبینی کنید و ناکارآمدی‌ها یا مراحل غیرضروری را که نیاز به بهینه‌سازی یا حذف کامل دارند، شناسایی کنید.
به عنوان مثال دریافت سفارش‌ها به صورت دستی، زمان‌بر و مستعد خطاست و به همین دلیل باعث طولانی‌تر شدن چرخه سفارش می‌شود.
سوم) سنجش آمادگی کسبوکار برای گسترش
اگر به فکر توسعه کسبوکار خود هستید، زمان چرخه سفارش می‌تواند شاخص خوبی برای سنجیدن آمادگی یا عدم آمادگی شما برای برداشتن گام بعدی باشد.
بزرگ‌تر کردن مقیاس فعالیت کسبوکار، نیازمند یک زنجیره تامین کارآمد و پایدار است که بتواند به تعداد بیشتری سفارش رسیدگی کند، بدون این‌که بر عملکرد کلی شرکت تاثیر بگذارد. کوتاه بودن زمان چرخه سفارش به این معناست که احتمالا آمادگی گسترش سطح عملیات را دارید.
البته بهتر است برای تصمیم‌گیری درباره توسعه کسبوکار به همین یک عامل اکتفا نکنید. اگر به اهمیت زمان چرخه سفارش پی بردید و قصد دارید از آن استفاده کنید، باید روش محاسبه آن را یاد بگیرید.
چطور زمان چرخه سفارش را در کسبوکار خود محاسبه کنیم؟
محاسبه زمان چرخه سفارش یک فرمول ساده دارد:
مجموع کل سفارش‌های ارسال‌شده / (تاریخ ثبت سفارش – تاریخ تحویل سفارش) = زمان چرخه سفارش
بنا به شرایط کسبوکار خود، یک بازه زمانی برای محاسبه زمان چرخه سفارش در نظر بگیرید. بعضی کسبوکارها به صورت ماهانه و برخی به صورت فصلی محاسبه می‌کنند. بهتر است بازه‌ها از این دو حالت کمتر یا بیشتر نشود.
فرض می‌کنیم بازه ماهانه را در نظر گرفته‌اید. زمان چرخه سفارش را برای تمام سفارش‌های تکمیل‌شده در ماه محاسبه کنید. در مخرج همه محاسبات باید مجموع کل سفارش‌های تکمیل‌شده در طول ماه را قرار دهید. این مقدار را پایان هر ماه محاسبه و با ماه‌های قبل مقایسه کنید تا همیشه از کم یا زیاد شدن مدت زمان چرخه سفارش آگاه باشید.
اگر احساس کردید زمان چرخه سفارش در کسب‌وکارتان نیاز به بهبود دارد، درباره روش‌های بهبود آن هم بخوانید.
۱۰ روش برای بهبود زمان چرخه سفارش
پیش از آن‌که بخواهید زمان چرخه سفارش مشتری خود را بهبود ببخشید، ابتدا باید بدانید در حال حاضر مقدار آن چه‌قدر است و با اهداف کسب‌وکارتان چه ارتباطی دارد. سپس به بخش‌های مختلف فرایند نگاه کنید و سعی کنید نقاطی از فرایند که باعث کند شدن روند کار می‌شوند را پیدا کنید. به عنوان مثال اگر زمان طولانی آماده‌سازی سفارش باعث افزایش زمان چرخه سفارش می‌شود، باید نگاهی به انبار و جریان لجستیک بیاندازید تا اشکال کار را بیابید. یا اگر فاصله بین تایید سفارش و دریافت سفارش در انبار زیاد است، ممکن است یک مشکل نرم‌افزاری در کار باشد.
به طور کلی روش‌های متنوعی برای کاهش مدت زمان چرخه سفارش وجود دارد. چند مورد از مهم‌ترین‌ها را در ادامه شرح داده‌ایم.
۱. جریان کاری انبار را بهبود دهید
گلوگاه‌های جریان کاری انبار می‌توانند یکی از دلایل اصلی افزایش زمان چرخه سفارش باشند. مثلا آیا کارگران انبار می‌توانند کالاها را به راحتی پیدا کنند؟ آیا فاصله بین قفسه‌ها به اندازه‌ای هست که بتوانند سریع از بین آن‌ها رد شوند؟ فاصله بین محل بسته‌بندی با قفسه‌های انبار چه‌قدر است؟ تمام این‌ها و بسیاری دیگر، مواردی هستند که می‌توانند فرایند برداشتن و بسته‌بندی کالاها را به شدت کند کنند.
با شناسایی ناکارآمدی‌های جریان کاری انبار، می‌توانید زمان چرخه سفارش را کاهش دهید. با اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مربوط به انبار و جست‌وجوی فرصت‌های مناسب برای بهبود شرایط شروع کنید.
شاید لازم باشد چیدمان انبار را تغییر دهید. به عنوان مثال فرض کنید چیدمان شما بر اساس مدل First In-First Out باشد و محصولات را به ترتیب زمان ورودشان در انبار می‌چینید. حال ممکن است با قدری بررسی به این نتیجه برسید که مشتریان بیشتر محصولاتی را سفارش می‌دهند که در دورترین نقاط انبار قرار گرفته‌اند. به این ترتیب کارکنان در مجموع زمان بیشتری را برای جمع‌آوری کالاهای سفارش‌ها از انبار صرف می‌کنند.
یک راه دیگر برای کاهش زمان آماده‌سازی سفارش، بررسی و ارزیابی چیدمان کلی انبار است. به حداقل رساندن مسیر پیاده‌روی از یک نقطه به نقطه دیگر می‌تواند به کارکنان کمک کند اقلام مورد نیاز را سریع‌تر انتخاب کنند. همچنین گروه‌بندی و قرار دادن اقلام مرتبط در کنار هم ممکن است به کارکنان کمک کند محصولات را سریع‌تر پیدا کنند.
۲. ابزارهای مورد نیاز کارکنان را فراهم کنید
بخش مهم دیگر در فرایند رسیدگی به یک سفارش، این است که کارکنان تمام ابزارهای مورد نیاز خود را در اختیار داشته باشند. اگر ابزارهایی که کارکنان برای افزایش سرعت کار به آن‌ها احتیاج دارند در اختیارشان قرار دهید، به احتمال زیاد پس از مدتی متوجه کاهش زمان چرخه سفارش خواهید شد. البته که این ابزارها می‌توانند از هر نوعی باشند، از نرم‌افزار گرفته تا ماشین‌آلات و انواع ابزارهای فیزیکی.
۳. دستورالعمل‌ها و محدودیت‌های صحیح و مناسب تعیین کنید
تنظیم و تعیین پروتکل‌ها و دستورالعمل‌های دقیق برای هدایت فرایند آماده‌سازی سفارش، نقش غیر قابل انکاری در بهبود زمان چرخه سفارش دارد. این قوانین می‌توانند شامل مواردی محدود کردن اندازه دسته‌های محصول هنگام حمل از انبار برای سرعت بخشیدن به فرایند یا انتقال سریع سفارش‌ها از انبار به محل بسته‌بندی باشد. همچنین می‌توانید شیوه‌نامه‌ای درباره مکان و چگونگی قرار دادن کالاهای مرجوعی تهیه کنید تا روال کار منظم‌تر و رسیدگی به مرجوعی‌ها آسان‌تر شود.
۴. به نحوه رسیدگی به تاخیر در تحویل خوب فکر کنید
در نظر گرفتن این که در حال حاضر چطور به تحویل‌های دیرهنگام رسیدگی می‌کنید می‌تواند برای کاهش زمان چرخه سفارش مفید باشد. تعداد تحویل‌های دیرهنگام در ماه چه‌قدر است و دلیل این تاخیرها چیست؟ تعداد تحویل‌های اشتباه چه‌قدر است؟ تهیه سیستمی از رایج‌ترین اشتباه‌ها در فرایند آماده‌سازی و تحویل و شناسایی دلایل آن‌ها می‌تواند به شما کمک کند گامی اساسی برای بهبود فرایند بردارید.
۵. حواستان به تامین‌کننده‌ها هم باشد
اگر تامین‌کننده در ارسال کالاها تاخیر داشته باشد و محصولات به‌موقع در انبار شما جای نگیرند، طولانی شدن زمان چرخه سفارش اجتناب‌ناپذیر است و حتی ممکن است موجب تاخیر در تحویل سفارش‌ها هم بشود.
مطمئن شوید مدتی که باید برای رسیدن بار جدید محصولات صبر کنید را در نظر گرفته‌اید و از خود بپرسید آیا این موضوع باعث افزایش زمان چرخه سفارش شده یا نه؟ شاید بتوانید با مذاکراتی که با تامین‌کننده می‌کنید بر زمان چرخه سفارش هم اثر بگذارید.
۶. زمان سفر را کوتاه‌تر کنید
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای کوتاه‌تر کردن زمان چرخه سفارش، کاهش مسافت طی‌شده برای انجام هر کار است. زمانی که صرف پیاده‌روی یا رانندگی می‌شود، هم‌زمان ارزش افزوده دیگری دارد. بنابراین کاهش مسافت‌ها به سادگی می‌تواند بر کارآیی و بهره‌وری شما تاثیر مثبت بگذارد.
مسافت تقریبا بزرگ‌ترین مولفه در زمان چرخه سفارش است و اگر بتوانید آن را کاهش دهید، زمان چرخه سفارش هم به میزان قابل توجهی بهبود خواهد یافت.
می‌توانید با ایجاد مسیرهای بهتر و کارآمدتر در محیط‌های داخلی کسبوکار مانند انبار و در کنار آن استفاده از روش‌هایی مانند ارسال از فروشگاه برای ارسال سفارش‌ها برای مشتری، زمان چرخه مشتری را کاهش دهید.
۷. منابع را به نزدیکی مناطق فعال کسبوکار منتقل کنید
منطق می‌گوید منابع باید همان‌جایی باشند که افراد به‌شان نیاز دارند، اما این واقعیت ساده اغلب نادیده گرفته می‌شود. با گروه‌بندی و قرار دادن محصولات در نزدیکی جایی که قرار است از آن‌ها استفاده شود، می‌توانید میزان رفت‌وآمدهای غیرضروری و احتمال حوادث ناشی از رفت‌وآمد و حمل‌ونقل را کاهش دهید.
محل قرار گرفتن منابع به ویژه زمانی مشکل‌ساز می‌شود که فرایندهای کوچک‌تر رشد می‌کنند و فرایندها یا جریان‌های کاری جدید اضافه می‌شوند؛ با رشد کسبوکار و اجرای فرایندهای جدید، مکان قرارگیری منابع هم باید با هدف کاهش ناکارآمدی تنظیم شود. هر زمان که فرایند، محصول یا گردش کار جدیدی وارد مرحله اجرایی می‌شود، توصیه می‌کنیم که محل قرارگیری منابع خود را ارزیابی کنید تا مشکلات را قبل از تبدیل شدن به یک دردسر بزرگ اصلاح کنید.
۸. بخشی از سفارش‌ها را به سمت مناطق کم‌استفاده و با منابع غیرفعال هدایت کنید
قطعا زمانی که کسی مشغول آشپزی کردن است شروع به شستن کف آَشپزخانه نمی‌کنید. این کار هم آشپزی و هم شست‌وشو را دشوارتر و ناکارآمدتر می‌کند و احتمال رخ دادن اشتباه را هم بیشتر می‌کند؛ آن‌وقت باید برگردید و مشغول جبران آن اشتباه‌ها بشوید. همین ایده ساده و ابتدایی می‌تواند در فرایند رسیدگی به سفارش‌ها هم اعمال شود.
زمانی که مشغول رسیدگی به سفارش‌ها هستید، هدف شما این است که جمع‌آوری، بسته‌بندی و ارسال کالاها به آسان‌ترین حالت ممکن انجام شود. پس چرا مدام سفارش‌ها را به سمتی آن بخش از کسبوکار می‌فرستید که همین حالا هم وظایف زیادی برای انجام دادن دارد؟ این کار فقط احتمال ناقص بودن، آسیب‌دیدگی یا مدیریت نادرست سفارش‌ها را بیشتر می‌کند؛ زیرا کارها در یک محیط کوچک با ترافیک بالا انجام شده‌اند. احتمال رخ دادن حوادث هم بیشتر می‌شود، به خصوص زمان حمل و نقل بسته‌های بزرگ محصولات.
با هدایت بخشی از سفارش‌ها به سمت مناطقی که کمتر از آن‌ها استفاده می‌شود، کارها ساده‌تر و منظم‌تر می‌شوند و کارآیی تمام مناطق افزایش می‌یابد.
۹. برنامه‌ای برای پیش‌بینی زمان اتمام موجودی هر کالا و سفارش به‌موقع بار جدید پیاده‌سازی کنید
یکی از مخرب‌ترین اتفاق‌هایی که می‌تواند برای زمان چرخه سفارش بیفتد، ناموجود شدن کالاهای سفارش است. در بدترین حالت، این کار می‌تواند تمام فرایند را تا وقتی که منتظر رسیدن محموله جدید محصول مورد نیاز هستید، متوقف کند. مطمئنا خودتان بهتر می‌دانید که چنین اتفاقی تا چه حد می‌تواند بر کارآیی کلی کسبوکار و توانایی شما در برآورده کردن انتظارات مشتریان برای تحویل به موقع و دقیق تاثیر بگذارد.
با پیاده‌سازی فناوری‌هایی که به طور خودکار موجودی‌ها را ردیابی می‌کنند و در صورت نیاز به سفارش مجدد، قبل از تمام شدن موجودی محصول، به شما اطلاع می‌دهند می‌توانید مانع از ناموجود شدن محصولات شود. سیستم‌های مدیریت انبار می‌توانند از کاهش بهره‌وری و اتلاف زمانی که در صورت خالی شدن انبار پیش از رسیدن محموله‌های جدید رخ می‌دهد، جلوگیری کنند. حداقل و حداکثر سطوح موجودی مورد تایید در این سیستم‌ها قابل تنظیم است؛ بنابراین سفارش مجدد به طور خودکار قبل از تمام شدن موجودی برنامه‌ریزی می‌شود.
۱۰. از محاسبه و ارزیابی منظم زمان چرخه سفارش دست نکشید
حتی اگر هیچ‌کدام از بخش‌های مختلف فرایند را عامدانه تغییر ندهید، باز هم ممکن است زمان چرخه سفارش با گذر زمان تغییر کند.
تا وقتی که زمان چرخه سفارش را به طور منظم محاسبه و تغییرات آن را بررسی نکنید، بهبود موثری در کار نخواهد بود. این کار می‌تواند به شما در شناسایی و ایجاد تغییرات لازم و ارزیابی اثگذاری اقدامات انجام‌شده کمک کند.
زمان چرخه سفارش خود را با الوپیک کاهش دهید
ساده‌ترین راه برای سرعت بخشیدن به زمان چرخه سفارش، واگذاری فرآیند تکمیل سفارش‌ها به کارشناسان است. انجام برون‌سپاری به یک شریک لجستیکی طرف سوم روشی موثر برای اطمینان از دریافت سریع، انتخاب، بسته بندی و ارسال سفارشات است.
استفاده از سرویس‌های متنوع الوپیک بهترین راه برای سرعت بخشیدن به زمان چرخه سفارش شما است و باعث می‌شود که سفارشات شما به طور مؤثر و به موقع تحویل داده شوند و در نتیجه زمان چرخه سفارش شما را بهبود می‌بخشد.
سخن پایانی: زمان‌بندی درست همه‌چیز است
هر دقیقه‌ای که بتوانید از کل زمان چرخه سفارش خود کم کنید، پرسنل شما می‌توانند یک دقیقه بیشتر برای یک کار جدید وقت بگذارند و درآمد بیشتری به ارمغان بیاورند. حتی بهتر از آن، کاهش قابل توجه زمان چرخه سفارش به شما این امکان را می‌دهد که سفارش‌های بیشتری را همان‌روز ارسال کنید، و این کار جذب و حفظ مشتریان را آسان‌تر می‌کند. اجرای تنها یکی از توصیه‌های بالا برای بهبود زممان چرخه سفارش می‌تواند شما را در مسیر خود به سمت افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها هدایت کند.
دیدگاه ها